Polityka antyspamowa obowiązująca wszystkich klientów usługi do e-mailingu emailon.pl. Reguluje ona definicję wiadomości niechcianych i warunki świadczenia usług, warunki blokowania kont i reakcje na wiadomości o charakterze SPAM.
1.1. Polityka Antyspamowa w Hosterion Sp. z o.o. określa podstawowe zasady korzystania z usług elektronicznych oferowanych przez spółkę. Ma ona na celu ochronę odbiorców przed niechcianymi lub nielegalnymi wiadomościami typu SPAM, phishingiem.
1.2. Polityka Antyspamowa jest nieodłączną częścią Umowy Ramowej o Świadczenie Usług Drogą Elektroniczną („Umowa”). W kwestiach nieuregulowanych w Polityce Antyspamowej, obowiązują pozostałe dokumenty umowne, w szczególności postanowienia Umowy.
1.3. Każdy odbiorca, który otrzymał z infrastruktury Hosterion wiadomość niechcianą, SPAM lub naruszającą w jakikolwiek sposób jego dobro, interesy ma możliwość zgłoszenia nadużycia pod adresem: kontakt@emailon.pl.
Spam - to niechciane wiadomości, zwykle o charakterze reklamowym, wysyłane masowo drogą elektroniczną bez zgody odbiorców. Celem spamu jest często promowanie produktów, usług lub stron internetowych, ale może również zawierać złośliwe oprogramowanie.
Wiadomość niechciana - to wszelka komunikacja elektroniczna, która jest otrzymywana bez zgody odbiorcy. Może obejmować e-maile, SMS-y, wiadomości w aplikacjach komunikacyjnych i inne formy komunikacji cyfrowej, które odbiorca uważa za niepożądane lub uciążliwe.
Phishing - to rodzaj oszustwa internetowego, w którym przestępcy podszywają się pod zaufane instytucje lub osoby w celu wyłudzenia poufnych informacji, takich jak hasła, numery kart kredytowych czy dane osobowe. Ataki phishingowe często przybierają formę fałszywych e-maili lub wiadomości.
Niezamówiona Treść Marketingowa - to wszelkie komunikaty promocyjne, reklamowe lub sprzedażowe, które są przesyłane do odbiorców bez ich wcześniejszej zgody lub prośby. Może obejmować wiadomości e-mail, SMS-y, wiadomości w aplikacjach komunikacyjnych, a także inne formy komunikacji cyfrowej. Tego typu treści są uważane za uciążliwe i niepożądane przez odbiorców, a ich przesyłanie może naruszać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i prywatności.
Klient - osoba, organizacja, firma, która zawarła z Usługodawcą umowę o świadczenie usług;
Usługodawca - firma Hosterion Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku przy ul. Kard. Bolesława Kominka 34;
EMailON - marka Usługodawcy tożsama z Usługodawcą;
Polityka Antyspamowa - niniejszy dokument.
3.1. Aby zminimalizować ryzyko narażenia infrastruktury Usługodawcy na różnego rodzaju blokady, możliwość umieszczenia adresów IP Usługodawcy na czarnych publicznych listach RBL oraz w celu ochrony odbiorców przed wiadomościami typu SPAM, phishingowymi, wszelkimi innymi o niezamówionej treści, niechcianymi i mogącymi narazić odbiorców stosujemy zasady określony w poniższych punktach.
3.2. Umowa może być zawarta tylko z podmiotami „profesjonalnymi”, takimi jak przedsiębiorstwa, działalności gospodarcze i instytucje publiczne. Jeśli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, może zawrzeć umowę tylko wtedy, gdy jest to bezpośrednio związane z jego działalnością gospodarczą i ma charakter zawodowy, zgodnie z danymi dostępnymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
3.3. Domyślnie po rejestracji system jest ograniczony do funkcjonalności testowych. Wysyłka wiadomości do rzeczywistych odbiorców (nie obejmujących danych osobowych samego klienta spółki) jest możliwa dopiero po pozytywnej weryfikacji klienta przez Hosterion.
3.4. Wysyłka wiadomości e-mail w formie kampanii masowej, zbiorczej możliwa jest jedynie po uprzednim otrzymaniu oświadczenia od Klienta co do pochodzenia, legalności baz zaimportowanych do systemu EMailON oraz pozytywnym procesie weryfikacji baz.
3.5. Klient przed uruchomieniem pierwszej wysyłki dostarczy Hosterion informacje o sposobach pozyskiwania adresów do bazy, listę punktów styku na których pozyskuje dane do bazy.
3.6. Wysyłka wiadomości w imieniu podmiotu publicznego może być zlecona bezpośrednio przez ten podmiot publiczny lub przez podmiot trzeci działający na jego zlecenie wyłącznie po uprzedniej weryfikacji, że osoba reprezentująca ten podmiot posiada stosowne uprawnienia do występowania w charakterze reprezentanta podmiotu publicznego.
4.1. Klient jest w pełni odpowiedzialny za legalność wysyłania wiadomości do konkretnego odbiorcy. Klient zobowiązany jest uzyskać wszystkie niezbędne i sprawdzalne zgody w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zgoda odbiorcy musi być wyraźna i jednoznaczna, nie może być domniemana ani wynikać z innego oświadczenia. Odbiorca musi mieć możliwość łatwego i nieskomplikowanego wycofania zgody w dowolnym momencie przy pomocy mechanizmu 1-Click unsubscribe. Zabronione jest wysyłanie wiadomości do osób, które nie wyraziły zgody lub ją wycofały. Hosterion nie jest zobowiązany do sprawdzania legalności wysyłanych przez Klienta wiadomości ani zgodności zgód pozyskanych przez Klienta oraz formy pozyskania adresów. Nie jest też i nie będzie stroną żadnego postępowania wynikającego z działania Klienta niezgodnego z prawem.
4.2. Hosterion umieści obowiązkowo w każdej wiadomości stałego linku umożliwiającego odbiorcy wycofanie zgody na dalsze otrzymywanie wiadomości w formule umożliwiającej 1-Click Unsubscribe. Klient nie może domagać się od Hosterion usunięcia w/w stopki wypisu lub wpływać w jakikolwiek sposób na proces swobodnego wypisu subskrybenta.
4.3. Hosterion uzna za działania niedozwolone wszelkie próby obejścia zabezpieczeń mechanizmu wypisu przez Klienta, w tym w szczególności próby ukrycia stopki wypisu, zmiany jego koloru, stylu lub struktury.
4.4. Zabrania się wykorzystywania ogólnie dostępnych danych kontaktowych, w szczególności zebranych ze stron internetowych w sposób zautomatyzowany, zakupionych baz danych lub pozyskanych przy użyciu ukrytych metod. Zakaz ten dotyczy również danych kontaktowych osób prawnych, jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej oraz podmiotów publicznych pozyskanych z publicznych rejestrów w sposób masowy, globalny i zautomatyzowany.
4.5. Zabrania się używania zautomatyzowanych narzędzi, oprogramowania lub skryptów do zbierania danych kontaktowych, tak zwanych scrappingów.
4.6. W każdym czasie Hosterion ma prawo weryfikować wysyłki realizowane przez Klienta pod kątem zgodności z definicją spamu lub innych działań niechcianych przez odbiorców, a także sprawdzać obecność spamtrapów oraz liczbę odbić po wysyłce. Negatywne wyniki takiej weryfikacji lub naruszenia przepisów dotyczących wymaganych zgód mogą skutkować natychmiastowym wstrzymaniem wysyłki, której naruszenie dotyczy, wszystkich wysyłek, a nadto Hosterion ma prawo w takiej sytuacji zablokować konto Klienta.
4.7. Hosterion posiada swoją własną bazę publicznych spamtrapów, RBL, prywatnych spamtrapów zastawionych przez Hosterion w sieci, publiczną listę adresów, które zostały w toku działalności spółki określone jako podejrzane, niechciane oraz listy osób, które nie chcą otrzymywać żadnej korespondencji zautomatyzowanej. Każdorazowo przed wysyłką system automatycznie sprawdza, czy odbiorcy Klienta nie znajdują się na w/w listach, a w przypadku ich wykrycia automatycznie usuwa te adresy z kampanii Klienta.
5.1. Definitywnie zabrania się Klientom wysyłania przy pomocy infrastruktury Hosterion wiadomości o charakterze niezamówionym, mającym na celu nakłonienie odbiorcy do określonego działania na swoją niekorzyść, podszywających się pod inną markę, firmę, instytucję lub osobę, znieważających osoby lub podmioty, obraźliwych, nawołujących do nienawiści w tym na tle rasowym lub etnicznym, gorszących, wulgarnych i pornograficznych lub naruszających w jakikolwiek sposób obyczaje, zasady współżycia społecznego i sprzecznych z polskim prawem.
5.2. Zabrania się wysyłania wiadomości typu SPAM lub phishingowych.
5.3. Klient zobowiązany jest do jasnego, przejrzystego i prostego określenia podmiotu wysyłającego wiadomość.
5.4. Klient w wiadomości musi zawrzeć nazwę podmiotu wysyłającego wraz z adresem oraz danymi identyfikacyjnymi Klienta takimi jak NIP, REGON, KRS.
5.5. Klient zobowiązany jest do zawarcia w treści wiadomości informacji na czyje zlecenie działa lub w jakim charakterze, lub celu wysłania wiadomości e-mail.
5.6. Wiadomości powinny przedstawiać jasny cel ich wysłania i nie budzić wątpliwości co do natury ich pochodzenia, wysłania oraz celu. Zabronione jest wysyłanie wiadomości, które mogą wprowadzać odbiorcę w błąd.
5.7. Klient zobowiązany jest do regularnego testowania treści przed wysłaniem kampanii masowej pod kątem jej poprawności, semantyki i pod kątem sygnatur SPAM.
6.1. Klient ma obowiązek dbać o higienę swojej bazy danych przeznaczonych do wysyłki wiadomości. Obejmuje to regularne weryfikowanie aktualności danych, usuwanie zduplikowanych, nieaktualnych, niepoprawnych lub nieaktywnych rekordów, a także odpowiednią segmentację danych.
6.2. Klient musi utrzymywać statystyki wysyłek wiadomości e-mail na poziomie poniżej dopuszczalnych progów określonych w §7 pkt. 1. Jeśli progi te zostaną przekroczone, Hosterion ma prawo zawiesić lub zamknąć konto klienta. Przed podjęciem takiej decyzji Hosterion skontaktuje się z klientem w celu wyjaśnienia sytuacji, chyba że ryzyko dalszej obsługi wysyłek zostanie uznane za krytyczne dla bezpieczeństwa i stabilności usług Hosterion lub będzie rodziło ryzyko pogorszenia się reputacji adresów IP, domen Hosterion. Zawieszenie lub zamknięcie konta może być podstawą do rozwiązania umowy przez każdą ze stron, z winy klienta.
6.3. Bazy subskrybentów wprowadzanych do infrastruktury Hosterion mogą pochodzić wyłącznie z legalnych źródeł i być pozyskiwane w sposób pozwalający na identyfikację danych subskrybenta w sposób niezaprzeczalny pod kątem jego chęci zapisu.
6.4. Klient, którego subskrybent chce się wypisać musi przestrzegać prawa w tym zakresie i respektować wolę subskrybentów. Klientowi nie wolno wysłać wiadomości do subskrybenta, który wypisał się z bazy. Jeśli Klient posiada różne bazy, do których zapis pochodzi z różnych źródeł zobowiązanie to dotyczy każdej bazy oddzielnie. Zobowiązanie dotyczy wszystkich segmentów, sub-baz i ich kopii w ramach, których powstał duplikat subskrybenta.
Hosterion dopuszcza następujące progi zgodnie z tabelą poniżej w ujęciu 24h:
| Status Wiadomości | Próg Graniczny |
| Twardy zwrot |
< 5% |
| Miękki zwrot | < 50% |
| Zwrot SPAM | < 2% |
| Compliant / Abuse | < 1% |
| Nieprawidłowy adres | < 2% |
Objaśnienia statusów:
Twardy zwrot – to sytuacja, w której wiadomość nie zostaje dostarczona z powodu błędnego adresu, błędnej domeny, braku serwera odbiorczego MX lub kiedy odbiorca blokuje dostarczenie wiadomości, a nadto w sytuacji w której w wyniku działania klienta adres IP trafił na publiczną listę RBL.
Miękki zwrot – to sytuacja, w której Klient znając limity usługi, wysyła zbyt wiele wiadomości, których system nie jest w stanie dostarczyć i musi je kolejkować.
Zwrot SPAM – to sytuacja, w której wiadomość została zaklasyfikowana u odbiorców jako SPAM poprzez mechanizm feedback-loop zwracana jako % liczby wiadomości zgłaszanych przez odbiorców.
Compliant/Abuse – w sytuacji gdy odbiorca zgłosi, że otrzymuje wiadomości mimo niezapisania się do bazy lub w sytuacji w której otrzymuje on nadal wiadomości mimo wypisania się skutecznie z bazy.
Nieprawidłowy adres – wśród ogólnej liczby zwrotów Hosterion wydziela do dodatkowej metryki wiadomości, które mają błędne adresy, omyłkowo wpisane domeny, łudząco podobne do popularnych.
8.1 Korzystanie z systemu EMailON oznacza zapoznanie się przez Klienta z treścią niniejszej polityki i akceptacji jej warunków oraz zobowiązaniu się do jej przestrzegania.
8.2. Klient ponosi jedyną i wyłączną odpowiedzialność za treść wysyłanych wiadomości.
8.3. W przypadku gdyby Hosterion miał ponieść odpowiedzialność cywilną, administracyjną, karną lub inną wynikającą z naruszenia przepisów przez Klienta, obciąży Klienta wszystkimi kosztami wtórnie wraz z kosztami obsługi, zastępstw procesowych i wszelkich innych kosztów wynikających z działania Klienta niezgodnego z prawem.
8.4. W przypadku naruszenia niniejszej polityki Hosterion może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w tym natychmiastowo zablokuje dostęp do systemu.
8.5. Hosterion w sposób stały i zautomatyzowany prowadzi monitoring treści, kampanii i innych działań Klientów pod kątem zgodności z przepisami prawa oraz zgodnością z regulaminem, umową i politykami prywatności oraz SPAM.
-------------
z dnia 01.07.2024 r.